Cómo optimizar el tiempo ante la reducción de la semana laboral a 40 horas

Para Hernández, la llamada juntitis y el uso excesivo del correo electrónico es solo una expresión de un problema más profundo: la falta de claridad en los objetivos, la cultura del control excesivo y la escasa eficiencia en la gestión del tiempo.

“Está el tema del micromanagement: quieren ver a la gente sentada aquí de sol a sol. Yo creo que hay que pasar de una gestión de la actividad a una gestión del objetivo”, afirma Hernández. En su experiencia, cuando los objetivos están claramente definidos, y cada colaborador sabe qué KPI debe mover, se reduce la necesidad de estar monitoreando todo por correo o reuniéndose a cada momento.

Las herramientas digitales pueden ser aliadas, pero solo si se usan con intención. En procesos de reclutamiento, por ejemplo, ya son esenciales. “Las videollamadas han agilizado mucho los procesos de selección. Permiten entrevistar a más candidatos en menos tiempo y acelerar decisiones”, afirma Roberto Ventura, socio director de Neos RH Consultores. Pero fuera de estos usos específicos, el exceso se convierte en carga.

No todo merece un correo

En muchas oficinas, el correo electrónico suele utilizarse como sustituto de reuniones o como respaldo innecesario de decisiones ya tomadas. Para Hernández, antes de enviar un correo masivo, es clave hacerse tres preguntas: ¿Se puede resolver con una llamada?, ¿se puede hablar directamente con la persona?, ¿se puede redactar un mensaje claro y conciso sin requerir una reunión?

“Hay cadenas de 20 personas copiadas para temas que podrían resolverse en 10 minutos con una hoja en Word”, señala. Una de las recomendaciones de Hernández es implementar días sin correo electrónico.

En su antigua organización, estableció los viernes como días en los que, salvo para mensajes externos, no se enviaban correos internos. “Si quieres comunicar algo, te levantas y se lo dices a tu compañero. Está ahí en la misma oficina. No estás escribiendo un correo a alguien que está dos plantas más arriba”, explica. Esta política, lejos de entorpecer las operaciones, incrementó la productividad.

Además, Hernández sugiere aplicar una regla simple: cualquier correo que pueda resolverse en menos de cinco minutos, debe atenderse de inmediato. No hay que postergarlo, anotarlo ni arrastrarlo al día siguiente. Resolverlo en el momento evita acumulaciones innecesarias y reduce el estrés asociado a bandejas desbordadas.

La gestión del correo electrónico

1. Agrupa temas similares: en lugar de enviar varios correos aislados, junta puntos relacionados en un solo mensaje con subtítulos claros. Facilita la lectura y reduce el ida y vuelta.
2. Establece horarios para revisar el mail: abrir la bandeja cada cinco minutos dispersa la atención. Un bloque en la mañana y otro en la tarde puede ser suficiente para responder lo urgente sin perder el foco.
3. Evita copiar a medio mundo: copia solo a quienes realmente deben participar. Y si estás en copia y no necesitas responder, no lo hagas.
4. Declina invitaciones sin culpa: si la reunión no tiene objetivo, agenda ni relevancia directa para tu trabajo, está bien decir que no.
5. Usa herramientas colaborativas: plataformas como Notion, Trello o simplemente un buen documento compartido pueden resolver lo que antes requería juntas interminables.

El arte de no convocar una junta

La otra gran ladrona de tiempo son las reuniones mal pensadas. En muchas empresas se han vuelto una rutina automática: cada problema, por pequeño que sea, parece requerir media hora de Zoom. Un estudio de Owl Labs, titulado State of Hybrid Work 2023: Mexico Report, revela que 58% de los empleados en México participa en más de cinco videollamadas por semana. “Muchas de ellas podrían resolverse con un correo”, reconoce el propio informe.

Para Esperanza Martínez, especialista en higiene laboral certificada por la autoridad laboral, “el problema no es la tecnología, sino la falta de límites. Las videollamadas facilitan mucho, pero también saturan, igual que el exceso de juntas presenciales. Lo recomendable es que no rebasen una hora y que no se encadenen una tras otra”.

El mal uso de las videollamadas genera fatiga cognitiva. Según el Work Trend Index de Microsoft, el cerebro necesita pausas cada 30 o 40 minutos de videollamada para mantener un nivel óptimo de atención. Pero en la práctica, pocas agendas contemplan descansos. Lo común es encadenar juntas, pasar de una sala virtual a otra y concluir el día con la sensación de no haber hecho nada realmente productivo.

Hernández propone un criterio claro para decidir si vale la pena convocar una reunión: “¿Se puede resolver con un correo? ¿Con una llamada de dos minutos? ¿Con caminar a la oficina del compañero? Si la respuesta es sí, no hace falta una junta”. También recomienda clasificar los encuentros: “Hay que definir una matriz: cuáles son de coordinación, cuáles de asociación y quién realmente debe estar presente. Juntas con 20 personas rara vez son efectivas”.

Otra recomendación es limitar la duración. “Cualquier reunión, si se prepara bien, se puede resolver en 15 minutos”, asegura. La clave está en evitar el abuso del PowerPoint y optar por documentos concisos que expongan el problema, la decisión a tomar y sus implicaciones presupuestales o operativas. “Con una sola hoja bien hecha, todo se aclara”.

Tres preguntas antes de mandar un mensaje o agendar una junta:

1. ¿Es realmente necesario? ¿El asunto amerita un correo o una reunión, o puede resolverse en un mensaje directo, un documento compartido o una llamada breve?
2. ¿A quién realmente le corresponde? Evitar copiar a más personas de las necesarias y dejar fuera a quienes no van a tomar decisiones o ejecutar tareas.
3. ¿Estoy agregando valor o solo estoy llenando espacio? Enviar un mensaje sin contenido claro o convocar una junta sin objetivos definidos solo contribuye al ruido.